Alkukartoitus
Projektit käynnistyvät asiakkaan yhteydenotosta, jonka jälkeen järjestämme maksuttoman määrittelypalaverin tarpeiden kartoittamiseksi ja mahdollisten ratkaisujen suunnittelemiseksi. Tämän tapaamisen pohjalta laadimme yksityiskohtaisen tarjouksen, jossa käydään läpi projektin tavoitteet, aikataulu sekä kustannusarvio. Asiakas päättää tarjouksen perusteella, lähdetäänkö edistämään projektia kohti toteutusta. Projektin arvo voi vaihdella merkittävästi, ja se voi asettua mille tahansa välille 1 000 eurosta aina 10 000 000 euroon riippuen projektin laajuudesta ja tavoitteista. Projektin yhteydessä selvitetään mahdollisuudet hyödyntää rahoitusta; elintarvikealan yrityksillä on usein mahdollisuus hakea 50 % tukea projektin kustannuksista 100 000 euroon asti. Tämä rahoitusselvitys kattaa muun muassa ajankohtaiset tukivaihtoehdot Ruokaviraston, alueellisten ELY-keskusten, Business Finlandin sekä EU-hankkeiden osalta. Tarvittaessa rahoituksen saantia ja projektin toteutusta voidaan tukea myös InvestEU-ohjelman ja Euroopan investointirahaston kautta. Jos asiakas niin toivoo, projektin aloituksen yhteydessä laaditaan aina kattava salassapitosopimus. Tuen saanti ei ole projektin edellytys, vaan projektit voidaan toteuttaa myös täysin yksityisin varoin, mikäli se on asiakkaalle mielekkäämpi ratkaisu.
Maksuton alkukartoituspalaveri tarjoaa selkeän lähtökohdan projektin suunnittelulle ja toteutukselle. Tapaamisessa keskitymme ensisijaisesti asiakkaan liiketoiminnan tarpeisiin, nykytilaan sekä tavoitetilaan: käymme yksityiskohtaisesti läpi mahdollisia pullonkauloja, joita halutaan ratkaista digitalisaatiolla, sekä tunnistamme alueet, joissa teknologia voi merkittävästi parantaa tehokkuutta ja kustannustehokkuutta. Selvitämme asiakkaan kanssa, minkälaisia mahdollisuuksia nykyaikaiset ohjelmistoratkaisut, kuten räätälöidyt Excel-sovellukset tai tekoälyn hyödyntäminen, voivat tuoda. Käymme läpi myös projektin mahdolliset rahoituskanavat ja selvitämme, onko projektilla mahdollisuuksia saada tukea. Tämä sisältää alustavan katsauksen mahdollisiin tukirahoituksiin ja niiden ehtoihin. Alkukartoitus antaa asiakkaalle selkeän kuvan siitä, miten projekti voi auttaa heitä saavuttamaan liiketoimintatavoitteensa kustannustehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti, sekä tarjoaa kattavan pohjan, jonka varassa tarjous laaditaan ja projektin toteutus suunnitellaan. Projektin työt ja sen jälkeiset ylläpidot voidaan sopia tapauskohtaisesti: A. Määritetään ketä tai ketkä tekevät sovitut työt B. Ketä vastaa projektista ja sen raportoinnista ja C. Ketä vastaa projektin jälkeisestä ylläpidosta.
Case esimerkkejä
Case 1
Elintarvikeyrityksellä oli tavoitteena tehdä iso rakenteellinen ja samalla digitaalinen investointi. Investointi oli niin suuri, että siihen tarvittiin ulkopuolista rahoitusta ja asiantuntija apua. Projekti aloitettiin tekemällä projektisuunnitelma, missä määritettiin keskeiset muuttujat: aikajänne, budjetti, luvat, rahoitus, tuet, kilpailutus ja seurantatiedot. Projektisuunnitelmaa muokattiin aina tarpeen vaatiessa projektin edetessä. Toimin projektissa koordinaattorina, jossa koordinaattori A. Määritti, aikataulutti ja raportoi projektin työt, B. Vastasi yhdessä alihankkijoiden kanssa projektin aikataulun ja laadun täyttymisestä ja C. Teki loppuraportin, haki tuet, seurasi budjettia sekä koulutti loppukäyttäjiä sekä työntekijöitä. Projekti saatiin onnistuneesti maaliin. Projektin kesto oli 3-5 vuotta ja budjetti 5-10 miljoonan euron välissä. Tukea projektiin saatiin 25 % kustannuksista.
Case 2
Elintarvikeyrityksellä oli useita haasteita digitalisaation kanssa: työtavat olivat vanhanaikaisia, missä työntekijöiden aikaa kului ylimääräisiin kirjauksiin. Samalla yrityksen kirjanpito, laatujärjestelmä, omavalvonta, tuotteiden hallinta sekä tilaus-toimitusketju olivat valtaosin manuaalisten kirjausten varassa. Samalla tiedot tehtaan sisällä ja tehtaiden välillä eivät välittyneet oikein, eikä yrityksen johto saanut oikeaa tietoa päätöstensä tueksi. Projektisuunnitelman jälkeen tehtiin mittava nykyisen toiminnan kartoitus. Kartoituksen tulosten perusteella kilpailutettiin ratkaisut ja sen lopputuloksena A. Yhdessä toisen toimijan kanssa suoritettiin tarvittavat työt tilanteen korjaamiseksi, B. Vastasi omista ja toisen toimijan töistä ja niiden oikeasuhtaisista kustannuksista ja raportoi asiakkaalle niiden kehityksestä säännöllisesti, C. Koulutti ja määritti tarvittavat tukihenkilöt sekä toimii teknisenä tukena tarvittaessa. Projektin kesto oli 0-1 vuotta ja budjetti 10 000 – 100 000 euron välissä. Tukea projektiin saatiin 50 % kustannuksista.
Case 3
Elintarvikeyrityksellä oli haaste vanhan älyexcelin kanssa: alvikannan muuttuessa alvikanta piti muuttaa uuteen. Ongelma oli, että tiedosto oli vanha ja viittaukset monimutkaisia. Koko tiedosto jouduttiin rakentamaan uudestaan ja sitä samalla parannettiin käyttämällä VBA:ta ja lisättiin ominaisuuksia, jotta manuaalinen työ vähentyisi. Tiedostoon luotiin: automaattinen indeksointi, automaattinen tiedostojen luonti, arkistointi ja lähetys, rajapinta asiakkaan haluamaan palveluun sekä muita kehittyneitä ominaisuuksia. Asiakas oli lopputulokseen erittäin tyytyväinen ja raportoi että säästää omaa sekä työntekijöidensä työaikaa kymmeniä tunteja viikkotasolla. Yhteistyötä jatkettiin vielä prosessin visualisoinnilla vuokaavioon, prosessin laskentakaavojen luonnilla ja pienillä yksittäisillä digitalisaatio parannuksilla. Vastasin ja vastaan edelleen kaikista A-C. kohdista tämän projektin osalta. Projektin kesto oli 0-1 vuotta ja budjetti 0 – 10 000 euron välissä. Tukea projektiin ei saatu, mutta asiakas raportoi, että lisääntyneen tehokkuuden mukana projektin takaisinmaksuaika oli kuukausia.
Lopuksi
Case-esimerkeissä esitellyt jo tehdyt projektit ovat esimerkkejä, mutta tulevaisuuden projektit rakennetaan asiakkaiden tarpeiden mukaan. Kustannustehokkuus sekä takaisinmaksuaika ovat projektien tärkeimmät mittarit ja niiden mukaan arvioidaan projektien onnistuminen. Projektit voivat olla esimerkiksi:
- IT-kulujen kilpailutus, missä käydään läpi IT-kulurakenne ja selvitetään onko niistä mahdollista saada säästöjä
- Tekoälyn hyötykäyttö esimerkiksi laatu- ja omavalvonta dokumenteissa, johdon koulutus tekoälyn riskeihin ja mahdollisuuksiin, sekä työntekijöiden osaamisen ja tehokkuuden vivutus. Mikäli et ole tekoälyä käyttänyt tai testannut voit testata sitä veloituksetta: Gemini tai ChatGPT. Mikäli kokeilet tekoälyä niin muista, että palveluihin ei saa syöttää arkaluontoisia tietoja! Voit kokeilla tekoälyä esimerkiksi syötteellä: ”Haluan digitalisoida elintarvikeyritykseni tuotantoa ja prosesseja. Tavoitteeni on tätä kautta nostaa yrityksen katetta. Miten teen tämän?”
- Onko sinulla jo mietitty projekti, mutta siitä puuttuu jokin elementti tai tarvitset apua jossain osiossa?
Projektit ovat yksilöitä ja mikä toimii toiselle ei välttämättä toimi sinulle. Tarpeidesi mukaan toimin projektissa valmentajana, tuomarina, kenttäpelaajana, toimitsijana tai kaikissa näissä rooleissa.